NAMIK KEMAL ÜNİVERSİTESİ BİLİMSEL ETKİNLİKLERE KATILIM DESTEK KOMİSYONU ÇALIŞMA USUL ve ESASLARI

Komisyonun Oluşturulması ve Toplanması

Namık Kemal Üniversitesi Bilimsel Etkinlikler Katılım Destek Komisyonu Namık Kemal Üniversitesi Rektörü tarafından görevlendirilen Rektör Yardımcısı Başkanlığında, Rektör tarafından görevlendirilen en az 3 (üç), en çok 7 (yedi) öğretim üyesinden oluşur. Komisyon üyeleri bir yıl için görevlendirilir. Komisyonun Başkanı Rektör tarafından görevlendirilen Rektör Yardımcısıdır. Başkan görevi başında olmadığında Komisyona Rektörün görevlendireceği bir üye başkanlık yapar. Komisyon yapılan başvuruları değerlendirmek üzere Komisyon Başkanının daveti üzerine on beş günde bir toplanır. Komisyon Başkanı, gerektiğinde komisyonu toplantıya çağırabilir. Komisyonun Sekreterya işlemlerini Personel Daire Başkanlığı yapar.

Komisyonun Çalışma Esasları

  1. Yurt İçi ve Yurt Dışı Bilimsel Etkinliklere Katılım Destek Programına başvurular (EBYS) üzerinden yapılacaktır.
  2. Etkinlikleri düzenli olarak düzenleniyor olması koşulu aranacaktır. Bu destekten yararlanmak isteyen öğretim elemanı, görevlendirme talep ettiği dilekçesine aşağıdaki bilgi ve belgeleri de ekleyerek bağlı bulunduğu birime, etkinliğin başlama tarihinden en az 1 (bir) ay önce müracaat eder.
  3. Yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmelerin yapılabilmesi için ilgili birimin eğitim ve öğretim programlarının aksatılmayacağının Bölüm ve/veya Anabilim dalı başkanının önerisiyle Fakülte/ Yüksekokul/ Enstitü/Konservatuvar Yönetim Kurullarınca belirlenmiş olması zorunludur.
  4. Sunulacak çalışmanın yazar/yazarların isim ve adres bilgilerinin de yer aldığı etkinliğe gönderilen özet (varsa tam metni), belirtilen çalışmanın özetinin (varsa tam metnin),
  5. Bildirinin kabul edildiğini gösteren etkinlik düzenleme/yürütme kurulundan alınmış belge (sözlü, poster, kısa sunum veya hangi formatta kabul edildiği mutlaka belirtilmiş olmalıdır),
  6. Etkinliği duyuran belgeler veya web sayfasından alınmış olan etkinliği tanıtıcı belgeler, Başvuruda bulunan öğretim elemanının Namık Kemal Üniversitesi akademik kişisel Veri sistemi yönetim panelinden alacağı güncel NKU –AVES özgeçmişi,
  7. Başvuru Formu Yurt Dışı Bilimsel Etkinlikleri Destekleme Programı Bilgi Sisteminde yer alan elektronik formlar doldurulup, elektronik olarak gönderildikten sonra yazıcı çıktısı alınarak imzalanmalıdır.
  8. Çalışmada birden fazla Namık Kemal Üniversitesi öğretim elemanı ismi varsa diğer yazarlardan alınacak feragat belgesi. Ülkemiz dışından herhangi bir üniversite/enstitü/araştırma kurumu vb. ile birlikte düzenlenmeyen, yalnızca ülkemizdeki üniversiteler, kurum ve kuruluşlar tarafından yurt dışında düzenlenen etkinliklere destek verilmeyecektir.
  9. Destek verilecek etkinliğin, farklı üniversitelerden veya kurumlardan uluslararası düzenleme/bilim/hakem vb. kurullarına sahip olması, geniş katılımlı ve uluslararası bir niteliğe sahip olması gerekmektedir.
  10. Bilimsel programı 1 (bir) gün veya 1 günden daha az olan etkinliklere destek verilmeyecektir. Koşulları yerine getirerek yapılan ve desteklenmesine karar verilen başvuru/ proje sahiplerine, etkinliğe katılımı için gerekli olan yolluk, yevmiye (kayıt, tanışma vb aktiviteler hariç en fazla etkinliğin bilimsel kısmının 1 (bir) gün öncesi ve 1 (bir) gün sonrasını kapsayan süre için), konaklama ve kayıt ücreti şeklinde bir etkinliğe katılmak üzere destek verilir. Zamanında yapılmayan, hatalı veya eksik yapılan başvurular, değerlendirmeye alınmayacaktır.
  11. İlgili birim, yapılan başvuruları, başvuru tarihinden itibaren en geç 15 (on beş) gün içerisinde birim yönetim kurulunun gündemine alır. Adayın başvurusu; bu esaslarda ifade edilen tüm başvuru koşullarının sağlanıp-sağlanmadığı ve destekleme ilkelerine uygunluğu ile, yurt dışında bulunacağı zaman aralığında eğitim-öğretim faaliyetlerinin ve varsa diğer görevlerinin aksayıp aksamayacağı hususlarını göz önüne alarak değerlendirir.
  12. İlgili birim, yönetim kurulu kararına ek olarak, yapılan başvurunun bu yönergede ifade edilen tüm başvuru koşulları sağlayıp-sağlamadığını ve destekleme ilkelerine uygunluğu ile ilgili yazılı görüşünü de belirterek, başvuru evrak ile birlikte, Rektörlüğe gönderir. Yapılan başvuru ilgili komisyon aracılığıyla en geç 15 (on beş) gün içerisinde değerlendirerek, görüşünü Rektörlüğe yazılı olarak bildirir.

Ödeme Usulü

  1. Ödemelerin yapılabilmesi için etkinlik sonrası en fazla 1 hafta içerisinde tahakkuk birimine başvurulur.
  2. İlgili birim, ödeme yapılması için yapılan başvurunun, ödemeye esas teşkil eden belge ve dokümanların usulüne uygun ve tam olarak teslim edilip edilmediğini kontrol eder.
  3. Ödeme yapılması uygun olan başvurular, ödeme emrine bağlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.
  4. Yukarıda belirtilen işlemler eksiksiz olarak tamamlanmadan, yeni bir destekten yararlanılamaz.

NOT: Yurtiçi ve Yurtdışı bilimsel etkinliklere katılım taleplerinde herhangi bir aksaklığa sebebiyet verilmemesi açısından Üniversitemiz Bilimsel Etkinliklere Katılım Destek Komisyonu Çalışma Usul ve Esaslarına gerekli dikkat ve özenin gösterilmesi hususunda;

Bilgilerinizi ve gereğini önemle rica ederim.